Как арендовать офис для малого бизнеса?

Выбор офиса для малого бизнеса — это основа для работы вашей компании. От него зависит не только удобство, но и устойчивость бизнес-процессов. Как избежать ошибок при аренде офиса в Москве и на что обращать внимание? Читайте в материале.

С чего начать аренду офиса под бизнес?

Прежде чем искать офис, нужно понять, что именно требуется. Без этого легко ошибиться с площадью, расположением или условиями аренды.

Определение требований малого бизнеса к офису

Рабочее пространство должно подходить по площади, планировке и нагрузке на электросеть. Начинать лучше с расчетов:

сколько сотрудников будет работать в помещении;
какое оборудование нужно подключить;
как часто будут приходить клиенты, потребуется ли для них зона ожидания;
сколько электроэнергии нужно для работы техники.

Если команда работает в основном удаленно или по сменному графику, достаточно небольшого кабинета. Для встреч с клиентами потребуются переговорные.

Как выбрать район и тип здания для аренды

Район стоит подбирать с учетом того, как сотрудники добираются до работы. Если они приезжают каждый день, помещение должно находиться рядом с метро или остановками. Когда офис нужен только для хранения документов или разовой работы, можно рассмотреть удаленные районы. Это поможет сэкономить на аренде.

Тип здания влияет на условия.

В МКД открыть офис можно только в том случае, если помещение переведено в нежилое. Даже в этом случае не исключены жалобы от соседей, особенно если в офис приходят клиенты.
Офисы в бизнес-центрах удобные. Посетители проходят через ресепшен, доступ в здание контролирует охрана. Обычно есть уборка, обслуживающая компания и технический персонал. Но аренда в таких случаях стоит дороже.

Если помещение находится в старом здании, стоит узнать, в каком состоянии инженерные сети. Иногда установка даже простого кондиционера требует проектной документации и дополнительных разрешений. Это занимает время и увеличивает затраты.

Перед подписанием договора целесообразно уточнить, как в здании подключают интернет, сколько это стоит, и какие провайдеры работают на объекте. Также важно понять, кто отвечает за обслуживание лифта, водоснабжение и отопление.

Как выбрать подходящее помещение для размещения офиса

Реальное состояние помещения часто отличается от того, что показано на сайте, поэтому нужен очный осмотр. На что обращать внимание при аренде офиса:

Осмотрите потолки, стены и пол. Обратите внимание на состояние розеток и проводки. Если провода свисают или розетки болтаются, придется тратить деньги на ремонт.
Откройте кран, проверьте напор воды. Запах из вентиляции, слабый слив в санузле или запотевшие окна — сигналы, что здание требует обслуживания.
Уточните, можно ли поставить мебель в нужных местах. Иногда планировка ограничена несущими стенами, и перегородку установить нельзя.
Спросите, можно ли повесить табличку или логотип. В некоторых зданиях правила запрещают любые изменения фасада.
Посмотрите, как устроен подъезд к зданию, удобно ли проезжать машинам.

Также необходимо рассчитать площадь. Если компания работает очно, она должна соответствовать числу сотрудников. На одного человека по санитарным нормам нужно не меньше 4,5 квадратных метров.

В бизнес-центре важно узнать, как попасть в здание в выходной день. Бывает, что охрана не пускает арендаторов без предварительной заявки. Также стоит спросить, кто обслуживает помещение и что входит в стоимость аренды.

Какие документы нужны для аренды помещения для офиса

Юридическая сторона вопроса при выборе офиса для малого бизнеса важна не меньше, чем техническая. Какие документы обязательно надо проверить:

Выписка из ЕГРН. В этом документе указано, кто владеет помещением. В нем прописаны следующие сведения: адрес недвижимости, ее площадь и назначение, этаж; ФИО собственников (правообладателей) недвижимости и их доли в ней, номер и дата регистрации права, на основании какого документа приобретена недвижимость; наличие ограничений (обременений) на недвижимость, на основании какого документа оно наложено, в чью пользу и на какой срок. Если в выписке указано обременение, использовать офис не получится, пока его не снимут. Если помещение под арестом, вы не сможете ни работать в нем, ни зарегистрировать там юридический адрес.
Паспорт человека, который будет подписывать договор. Это либо сам собственник, либо его представитель. Если договор подписывает не сам владелец, попросите доверенность. Там должен быть указан перечень действий, которые разрешено выполнять. Проверьте, совпадают ли данные доверенного лица с паспортом. Когда помещение сдает компания, понадобятся данные из ЕГРЮЛ, для индивидуальных предпринимателей — из ЕГРИП.
План помещения. На нем должны быть обозначены все стены, окна, двери и санузлы. Схема поможет оценить возможность перепланировки и размещения рабочих мест. Если у арендодателя есть технический паспорт с описанием состояния коммуникаций и оборудования, его тоже стоит посмотреть.
Если помещение находится в здании с управляющей компанией, уточните, нужно ли ее согласие на аренду. Бывают случаи, когда владельцы сдают помещения без уведомления обслуживающей организации, а потом договор признают недействительным.

Дополнительно полезно запросить справку об отсутствии долгов по коммунальным услугам. В противном случае поставщики могут отключить воду или электричество.

Договор аренды: что важно учесть

Договор должен содержать:

Описание объекта: адрес, этаж, площадь, кадастровый номер.
Срок аренды.
Размер арендной платы, способ оплаты, способ расчета — наличные, безналичный перевод.
Дополнительные расходы (например, оплата коммунальных услуг или клининга).
Обязанности сторон. Например, арендатор должен поддерживать порядок, использовать помещение по назначению. Арендодатель обязан не препятствовать работе, решать технические вопросы и обеспечивать доступ в помещение.
Ответственность при нарушении условий.
Порядок расторжения или продления договора.
Передача имущества. Если вместе с помещением передается в пользование мебель или техника, все перечисляется в договоре или отдельном акте.
Арендные каникулы. Это время, когда арендатор освобождается от внесения платежей или платит их в меньшем размере (например, в период ремонта в здании).

Если договор краткосрочный, регистрация в Росреестре не требуется. Когда аренда оформляется более чем на 11 месяцев, документ нужно зарегистрировать.

Пример надежного арендодателя — ГлавУПДК при МИД России. Все коммерческие и жилые объекты недвижимости ГлавУпДК при МИД России относятся к федеральной собственности и закреплены за Предприятием на праве хозяйственного ведения, что обеспечивает надежность сделок и возможность заключения прямых долгосрочных договоров аренды. Офисные помещения имеют понятный статус и прозрачную историю, договоры составляются юристами. Технические вопросы решает управляющая компания, поэтому помещения полностью готовы к работе.

Заключение

Офис для сдачи в аренду должен помогать в развитии бизнеса, а не создавать проблемы. Для этого подбирайте помещение, которое соответствует задачам бизнеса и подходит под условия его работы. Внимательно изучите договор и тщательно осмотрите объект. И выбирайте надежного арендодателя, который будет готов закрепить условия в договоре и выполнять свои обязательства.

Часто задаваемые вопросы

Какие документы обязательно проверить?

Проверьте паспорт собственника (если это физическое лицо) или учредительные документы (если это юридическое лицо) и выписку из ЕГРН. В ней указан владелец и имеющиеся обременения. Запросите доверенность, если договор подписывает представитель. Убедитесь, что данные совпадают с договором. Проверьте, есть ли ограничения на использование помещения.
На какой срок выгоднее заключать договор аренды офисов для бизнеса?

Если планируете использовать офис меньше года, выберите краткосрочный договор. Если нужно стабильное рабочее место, заключайте договор на срок от года. В нем можно зафиксировать арендную плату и сохранить условия.
Какие коммунальные расходы обычно включены в аренду офисов для бизнеса?

Арендная плата может покрывать уборку, охрану, отопление. Электричество, интернет и клининг внутри помещения обычно оплачиваются отдельно. Однако точную структуру расходов нужно запросить до подписания договора.